Richiesta di cancellazione dei dati

Come chiedere la cancellazione dei dati trattati tramite Karacal, quali informazioni vengono eliminate e in quali tempi.

Questa pagina descrive la procedura di cancellazione dei dati relativi agli agenti conversazionali AI di Karacal, compresi quelli pubblicati su WhatsApp.

A chi si rivolge questa pagina

Karacal è la piattaforma di Red Lynx Robotics S.r.l. che consente di creare e distribuire agenti AI, anche tramite WhatsApp.

La presente informativa riguarda:

Le categorie di dati trattati e i rispettivi ruoli privacy sono diversi nei due casi.

Chi tratta i dati

Per le conversazioni WhatsApp, il titolare del trattamento è, di regola, l’azienda o il soggetto che gestisce il numero al quale l’utente ha scritto. Red Lynx Robotics S.r.l. opera quale responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base delle istruzioni impartite dal titolare.

La richiesta di cancellazione deve pertanto essere esercitata nei confronti del titolare. L’interessato può comunque trasmetterla a Red Lynx Robotics S.r.l., che la inoltrerà tempestivamente al titolare e presterà la necessaria assistenza, dando esecuzione alla cancellazione sui sistemi gestiti soltanto in conformità alle istruzioni ricevute.

Su richiesta, Red Lynx Robotics S.r.l. comunica all’interessato l’identità e i recapiti del titolare collegato al numero WhatsApp interessato.

Red Lynx Robotics S.r.l. opera invece quale titolare del trattamento per i dati relativi all’account Karacal, all’autorizzazione Meta e, ove applicabile, per i registri amministrativi conservati per proprie finalità di sicurezza, rendicontazione e tutela dei diritti.

Utente Se hai conversato con un assistente WhatsApp

Quali dati possono essere trattati

A seconda della configurazione scelta dal titolare, possono essere trattati:

• il numero di telefono in formato internazionale e il nome pubblico del profilo WhatsApp, se trasmesso;
• gli identificativi tecnici assegnati da WhatsApp ai messaggi, utilizzati anche per evitare elaborazioni duplicate;
• il contenuto dei messaggi inviati e delle risposte dell’assistente, quando sia attivata la conservazione dello storico;
• lo stato e il contesto della conversazione necessari a gestire l’interazione;
• gli allegati inviati, quali immagini, documenti e note vocali, conservati in archivi non pubblici;
• i dati diagnostici relativi al funzionamento dell’assistente, che possono comprendere il numero dell’utente e il contenuto dei messaggi scambiati.

Tali dati non vengono venduti né utilizzati da Red Lynx Robotics S.r.l. per finalità di profilazione pubblicitaria.

Per quanto tempo vengono conservati

Il periodo di conservazione dello storico delle conversazioni è determinato dal titolare del trattamento in relazione alle proprie finalità e basi giuridiche. Red Lynx Robotics S.r.l., quale responsabile, conserva i dati per il periodo indicato dal titolare e, alla cessazione del rapporto, li cancella o li restituisce secondo le istruzioni ricevute e quanto previsto dal contratto.

I dati diagnostici vengono cancellati automaticamente dopo 90 giorni e gli identificativi tecnici dei messaggi dopo 8 giorni, salvo che una diversa conservazione sia necessaria per adempiere un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

Come chiedere la cancellazione

La richiesta può essere inviata a privacy@redlynx.ai, indicando:

• il numero WhatsApp dell’interessato in formato internazionale, ad esempio +39 333 1234567;
• il numero aziendale al quale sono stati inviati i messaggi oppure, se conosciuti, il nome dell’azienda o dell’assistente;
• il periodo, anche approssimativo, nel quale si è svolta la conversazione.

Red Lynx Robotics S.r.l. assegnerà alla richiesta un codice identificativo e la inoltrerà tempestivamente al titolare, prestando assistenza per la sua gestione.

Il diritto alla cancellazione può essere esercitato nei casi previsti dall’art. 17, paragrafi 1 e 2, del Regolamento (UE) 2016/679 e incontra le eccezioni stabilite dal paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui quelle relative agli obblighi di legge, all’interesse pubblico e all’accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Che cosa può essere cancellato

Quando ricorrono i presupposti di legge e sulla base delle istruzioni del titolare, la cancellazione può riguardare:

• l’associazione tra il numero dell’utente e le conversazioni intrattenute con l’assistente;
• lo storico dei messaggi eventualmente conservato;
• lo stato e il contesto memorizzato della conversazione;
• gli allegati inviati;
• il numero e i contenuti personali presenti nei dati diagnostici.

Qualora alcuni dati non possano essere cancellati, l’interessato sarà informato delle categorie conservate, della relativa motivazione e, ove possibile, del periodo di ulteriore conservazione.

Amministratore Se hai collegato un numero WhatsApp a Karacal

Questa sezione riguarda gli amministratori aziendali che collegano un numero WhatsApp a Karacal mediante autorizzazione Meta.

Quali dati vengono acquisiti

L’autorizzazione è utilizzata per gestire gli asset WhatsApp dell’azienda e non per raccogliere dati del profilo personale Facebook o Instagram. Possono essere conservati:

• la credenziale di accesso rilasciata da Meta, in forma cifrata e utilizzata esclusivamente per gestire gli asset autorizzati;
• gli identificativi dell’account WhatsApp Business, del numero di telefono e del portfolio aziendale;
• il numero aziendale collegato e il relativo nome visualizzato;
• il riferimento all’account Karacal dal quale è stata compiuta l’operazione, con data e ora;
• il registro delle operazioni di attivazione, errore e rimozione del numero.

Red Lynx Robotics S.r.l. non conserva il profilo pubblico Meta dell’amministratore e non accede ai relativi dati personali presenti su Facebook o Instagram.

Come chiedere la cancellazione

La richiesta deve essere inviata a privacy@redlynx.ai dall’indirizzo associato all’account Karacal, indicando il numero WhatsApp interessato.

Revoca dell’autorizzazione e cancellazione

L’autorizzazione concessa all’applicazione può essere revocata tramite le impostazioni aziendali dell’account Meta. La revoca interrompe l’accesso futuro di Karacal agli asset WhatsApp, ma non determina automaticamente la cancellazione dei dati già conservati nei sistemi Karacal.

Per ottenere la cancellazione occorre quindi presentare una specifica richiesta.

Effetti della cancellazione

La cancellazione dei dati relativi al collegamento interrompe il servizio sul numero interessato. In particolare:

• la credenziale di accesso viene revocata ed eliminata;
• il collegamento tra il numero e lo spazio di lavoro Karacal viene rimosso;
• gli identificativi degli asset e il nome visualizzato vengono eliminati.

La cancellazione del collegamento non comprende automaticamente le conversazioni degli utenti finali. L’amministratore che intenda richiederne la rimozione dovrà indicarlo espressamente, fermo restando il rispetto delle istruzioni del titolare e dei diritti degli interessati.

Verifica dell’identità

Red Lynx Robotics S.r.l. adotta modalità di verifica proporzionate al rischio, quali la conferma tramite il numero WhatsApp interessato o l’indirizzo e-mail associato all’account Karacal.

Di regola non viene richiesta copia di un documento d’identità. Qualora sussistano ragionevoli dubbi sull’identità del richiedente, potranno tuttavia essere richieste informazioni aggiuntive strettamente necessarie alla verifica, ai sensi dell’art. 12, paragrafo 6, del Regolamento (UE) 2016/679.

Se non è possibile verificare adeguatamente l’identità, il richiedente ne viene informato e la richiesta non viene eseguita fino al completamento della verifica.

Tempi e comunicazione dell’esito

Le informazioni sull’azione intrapresa vengono fornite senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

In considerazione della complessità o del numero delle richieste, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi. In tal caso, l’interessato viene informato della proroga e dei relativi motivi entro un mese dal ricevimento della richiesta, ai sensi dell’art. 12, paragrafo 3, del Regolamento (UE) 2016/679.

Al termine delle operazioni viene inviata una conferma scritta, recante il codice della richiesta, con l’indicazione:

• dei dati cancellati;
• dei sistemi interessati;
• degli eventuali dati conservati e della relativa motivazione;
• dei tempi residui necessari per l’eliminazione dalle copie di sicurezza.

Backup, fornitori e destinatari

I dati vengono eliminati dai sistemi attivi e viene impartita ai fornitori e sub-responsabili interessati la corrispondente istruzione di cancellazione.

Le copie presenti nei sistemi di backup, non utilizzabili per l’ordinaria operatività, vengono eliminate mediante il normale ciclo di sovrascrittura entro 90 giorni. Qualora una copia di sicurezza venga eccezionalmente ripristinata prima della sovrascrittura, la cancellazione viene nuovamente applicata.

Ai sensi dell’art. 19 del Regolamento (UE) 2016/679, il titolare comunica la cancellazione agli eventuali destinatari ai quali i dati siano stati trasmessi, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. L’interessato può chiedere di conoscere tali destinatari.

Dati che possono essere conservati

Anche dopo la richiesta possono essere conservati:

• i dati necessari per adempiere obblighi di legge;
• i dati necessari ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• i dati per i quali ricorra un’altra eccezione prevista dall’art. 17, paragrafo 3, del Regolamento (UE) 2016/679;
• i dati aggregati o resi anonimi in modo irreversibile;
• il registro ridotto delle operazioni amministrative sui numeri collegati.

Il registro amministrativo viene conservato per 24 mesi dalla singola operazione, per finalità di sicurezza, tracciabilità delle attivazioni e rimozioni, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti di Red Lynx Robotics S.r.l. Il registro contiene soltanto i dati strettamente necessari e, per tale trattamento, Red Lynx Robotics S.r.l. opera quale autonomo titolare sulla base del proprio legittimo interesse, previo bilanciamento con i diritti degli interessati.

Copie presso WhatsApp

La conversazione può essere presente anche sul dispositivo dell’utente e nell’infrastruttura di WhatsApp, gestita da Meta e non sottoposta al controllo di Red Lynx Robotics S.r.l.

La procedura descritta riguarda i sistemi Karacal e le copie conservate dai fornitori sui quali Red Lynx Robotics S.r.l. o il titolare possono impartire istruzioni. Per i dati conservati autonomamente da WhatsApp occorre utilizzare gli strumenti messi a disposizione da Meta.

Altri diritti, reclami e contatti

Nei casi previsti dalla normativa, l’interessato può esercitare anche i diritti di accesso, rettifica, limitazione, opposizione e portabilità, utilizzando i recapiti indicati nella presente pagina.

È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: garanteprivacy.it.

L’informativa completa sul trattamento di Red Lynx Robotics S.r.l. è disponibile nella privacy policy.